1. Responsable du traitement
Innovaforma Canarias, S.L., numéro fiscal B16462582, dont le siège social est situé Calle Tomás Miller, 76, 6.º F, 35007 Las Palmas de Gran Canaria, Las Palmas, Espagne, est responsable des données utilisées pour traiter vos demandes, gérer votre compte et la relation commerciale. Pour toute question sur la confidentialité ou pour exercer vos droits, écrivez à info@edugenia.com.
Le traitement de vos données est régi par le Règlement général sur la protection des données (RGPD), la loi organique espagnole 3/2018 relative à la protection des données personnelles et à la garantie des droits numériques, et les autres règles de protection des données applicables.
Si vous accédez à Edugenia par l’intermédiaire d’une académie ou d’une organisation, celle-ci gère votre accès et vos autorisations. Lorsque nous traitons des données personnelles pour son compte, nous suivons ses instructions. Edugenia est responsable des traitements qu’elle effectue pour gérer votre compte, répondre à vos demandes et respecter ses propres obligations légales.
2. Quelles données nous utilisons et pourquoi
Nous traitons vos données d’identification et de contact, votre rattachement à une organisation et les données personnelles que vous incluez dans vos cours, vos fichiers ou vos échanges avec le support. Nous utilisons aussi des informations techniques sur l’accès à la plateforme et son utilisation, comme l’adresse IP, le navigateur et les journaux d’activité.
Ces données proviennent de vous, de l’organisation qui gère votre accès et de l’utilisation du service.
Lorsqu’une académie utilise des cours connectés à Edugenia, nous traitons pour son compte les identifiants, noms et rôles des apprenants transmis par sa plateforme d’apprentissage, ainsi que leurs données d’accès, de progression et de résultats d’évaluation. Nous utilisons ces données pour gérer l’accès au cours et permettre à l’académie de suivre ses apprenants.
Nous utilisons ces informations pour fournir le service, gérer votre compte et vos contenus, répondre à vos demandes et assurer la sécurité de la plateforme. Ce qui est enregistré dans votre navigateur est expliqué dans la politique de cookies.
Les données que nous demandons comme obligatoires sont nécessaires pour traiter votre demande ou vous fournir le service correspondant. Si vous ne les fournissez pas, nous ne pourrons pas traiter cette demande ni fournir ce service.
Les fonctions d’IA d’Edugenia servent à créer et adapter du contenu pédagogique. Nous n’ajoutons jamais votre adresse e-mail ni les données de votre profil aux demandes de génération par IA.
Lorsque vous les utilisez, vos instructions, textes et documents sont traités par des prestataires technologiques d’IA pour produire les résultats que vous demandez. Si vous incluez des données personnelles dans ces supports, elles feront aussi partie du contenu traité. Ne fournissez que les données nécessaires à la fonction utilisée. Notre approche de l’accompagnement des enseignants et de la relecture des contenus est présentée dans la politique d’utilisation de l’IA.
Ni Edugenia ni nos prestataires d’IA n’utilisent vos données, documents, instructions ou contenus générés pour entraîner ou améliorer des modèles d’intelligence artificielle.
3. Achats et facturation
Pour gérer les paiements et les factures, nous transmettons à un prestataire de paiement spécialisé les données d’identification et de contact de l’utilisateur et de l’académie, les informations d’achat et la langue choisie. Nous envoyons ces données avant d’ouvrir la page de paiement du prestataire. Les données de facturation et du moyen de paiement sont recueillies sur cette page.
Pour gérer le solde de crédits et l’historique des achats, Edugenia conserve la référence, le montant et la date de chaque achat, ainsi que les crédits acquis. Ces enregistrements sont liés à l’utilisateur et à l’académie concernés. Les factures sont gérées par l’intermédiaire du prestataire de paiement.
Le traitement nécessaire à la gestion d’un achat effectué dans le cadre du contrat repose sur son exécution. Les informations exigées pour respecter les obligations fiscales et comptables sont traitées sur la base de ces obligations légales.
4. Base légale
Pour les services que vous souscrivez directement auprès d’Edugenia, nous traitons les données nécessaires à l’exécution du contrat. Nous utilisons aussi les données nécessaires pour répondre aux démarches que vous nous demandez avant de souscrire. Le respect des obligations légales et notre intérêt légitime à protéger la plateforme contre la fraude et les usages abusifs sont d’autres bases de traitement, selon la finalité.
5. Conservation et suppression des données
Nous conservons les données personnelles pendant la durée nécessaire aux finalités décrites dans cette politique, avec les délais et exceptions indiqués ci-dessous.
Lorsque vous supprimez votre compte, nous effaçons les données personnelles qui ne sont plus nécessaires et supprimons ou anonymisons celles qui vous identifient dans les historiques d’activité et de modifications, les échanges avec le support et les diagnostics. S’il reste des demandes, incidents ou réclamations en cours, y compris concernant des achats et des crédits, nous ne conservons que les données nécessaires jusqu’à leur résolution, sans préjudice des obligations de conservation et de verrouillage indiquées dans cette section.
Les enregistrements d’achats, de paiements et de facturation soumis à des obligations fiscales et comptables sont conservés après la fermeture du compte. Pour la documentation comptable et ses justificatifs, le délai général est de six ans à compter de la dernière écriture dans les livres, sans préjudice d’autres délais légaux applicables.
Nous conservons également les données nécessaires pour répondre des responsabilités et des réclamations pendant les délais légaux applicables. Lorsque la loi impose leur verrouillage, elles sont retirées de tout usage et de toute consultation ordinaires, réservées aux autorités compétentes pour établir les responsabilités liées à leur traitement, puis détruites à l’expiration des délais de prescription.
Les services d’IA peuvent conserver des copies des instructions, documents et résultats qu’ils traitent afin de prévenir les usages abusifs et de traiter les incidents de sécurité. La durée ordinaire maximale de ces copies est de 60 jours à compter de la réception des instructions et documents ou de la génération des résultats. Elle ne peut être prolongée qu’en raison d’une obligation légale ou pour traiter des incidents de sécurité ou d’éventuels usages abusifs, dans la limite des données et du temps nécessaires.
Ce délai concerne les copies traitées par les services d’IA. Les cours, fichiers et autres données enregistrés dans Edugenia suivent les critères de conservation expliqués dans cette section. L’engagement de ne pas entraîner de modèles s’applique aussi pendant la conservation des copies par les services d’IA.
Supprimer votre compte ne supprime pas l’académie. Ses cours, fichiers et historique de modifications peuvent rester disponibles pour ses membres. Lorsque nous traitons des données personnelles de ces supports pour le compte de l’académie, nous suivons ses instructions et la réglementation applicable. S’ils contiennent vos données, vous pouvez en demander l’effacement et nous collaborerons avec l’académie pour y donner suite.
La procédure de fermeture de compte est décrite dans les conditions d’utilisation.
6. Avec qui nous partageons vos données
Pour fournir et maintenir le service, nous faisons appel à des prestataires d’infrastructure cloud et d’authentification, d’e-mail, de paiement et de facturation, et d’intelligence artificielle. Nos informations sur les prestataires de services décrivent ces catégories, leurs activités et les données qu’ils traitent.
Lorsqu’une obligation légale l’exige, nous communiquerons les données nécessaires à l’autorité compétente.
7. Vos droits
Vous pouvez consulter vos données, les rectifier ou en demander l’effacement. Vous pouvez aussi demander la limitation du traitement, vous y opposer et demander la portabilité dans les cas prévus par le RGPD. Pour exercer ces droits, écrivez à info@edugenia.com. Si un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans affecter le traitement antérieur.
Votre droit d’accès comprend le droit de demander l’identité des destinataires auxquels vos données personnelles ont été ou seront communiquées, dans les conditions prévues par le RGPD.
Les demandes d’exercice de droits doivent être traitées dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans un délai d’un mois à compter de leur réception. Si la complexité ou le nombre de demandes l’exige, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois supplémentaires, en vous en indiquant la raison au cours du premier mois.
8. Sécurité et mises à jour
Nous appliquons des mesures de sécurité proportionnées au traitement. Les données des formulaires ne sont pas utilisées pour prendre des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou similaires.
Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter des changements dans les services, dans les prestataires qui interviennent dans le traitement des données ou dans la réglementation applicable. Nous publierons la version mise à jour sur cette page avec sa date de révision.
Les modifications seront soumises aux exigences d’information et, le cas échéant, de consentement prévues par la réglementation applicable.
9. Questions et réclamations
Si vous avez des questions sur cette politique ou sur le traitement de vos données, vous pouvez nous écrire à info@edugenia.com.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente, comme l’Agence espagnole de protection des données (AEPD) en Espagne.